Imagina que tu empresa compra S/ 500 000 en oro. Tienes la factura electrónica, realizaste el pago mediante transferencia bancaria y registraste correctamente la operación en tu contabilidad.
Todo parece estar en orden, hasta que SUNAT inicia una fiscalización y solicita las guías de remisión.
El auditor detecta que la guía no identifica correctamente el lugar de destino, existen inconsistencias en los datos del vehículo y no hay documentación suficiente que acredite quién recibió el mineral.
Entonces aparece el problema: SUNAT cuestiona si la compra realmente se realizó y pretende desconocer el costo de adquisición.
Aunque parezca exagerado, este tipo de situaciones puede presentarse en empresas mineras, comercializadoras de minerales y plantas de beneficio.
Veamos cuáles son los errores más frecuentes y cómo evitarlos.
1. ¿Por qué las guías de remisión son tan importantes en minería?
En el sector minero, la guía de remisión no solamente permite sustentar el traslado de bienes. También constituye un elemento importante para acreditar la trazabilidad de los minerales.
Esto resulta especialmente relevante cuando se adquieren minerales a pequeños productores mineros, productores mineros artesanales o sujetos inscritos en el Registro Integral de Formalización Minera (REINFO).
Durante una fiscalización, SUNAT puede revisar si existe correspondencia entre la factura, la guía de remisión, los documentos del proveedor, los registros de recepción y el destino del mineral.
Por ejemplo, si una empresa declara haber comprado 20 toneladas de mineral de cobre, debería poder acreditar razonablemente cómo se trasladaron y dónde fueron recibidas.
Base legal: Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.º 007-99/SUNAT, y normas que regulan la emisión de guías de remisión electrónicas.
2. Primer error: no consignar correctamente el punto de llegada
Uno de los errores más delicados consiste en omitir o registrar incorrectamente la dirección del establecimiento donde se entregarán los minerales.
En la práctica minera existe una particularidad: por motivos de seguridad, algunas empresas prefieren no divulgar información relacionada con el traslado de minerales de alto valor, especialmente oro.
Sin embargo, la preocupación por la seguridad no elimina las obligaciones de documentar el traslado.
Ejemplo práctico
Una empresa comercializadora adquiere 5 kilogramos de oro y contrata su transporte hacia una planta de procesamiento.
La guía identifica el punto de partida, pero no consigna correctamente el punto de llegada.
Durante la fiscalización, SUNAT solicita documentos que acrediten dónde se entregó el mineral.
Si la empresa no cuenta con registros de recepción, documentos de ingreso o evidencia adicional, tendrá dificultades para acreditar el destino de los bienes.
Recomendación: verificar que el punto de partida y el punto de llegada estén correctamente consignados, conforme a las reglas aplicables al traslado.
3. Segundo error: datos incorrectos del vehículo o transportista
Otro problema frecuente ocurre cuando los minerales se trasladan en vehículos distintos de los inicialmente previstos.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar un vehículo particular o contratar un tercero por razones de seguridad.
Esto no significa necesariamente que la operación sea inexistente, pero sí exige documentar adecuadamente las circunstancias del traslado.
Entre las inconsistencias más frecuentes encontramos:
- Placa del vehículo incorrecta.
- Identificación incompleta del transportista.
- Datos del conductor que no corresponden al traslado realizado.
- Diferencias entre el vehículo consignado y el que efectivamente transportó los minerales.
- Falta de documentación que explique un cambio de unidad de transporte.
¿Qué puede observar SUNAT?
La Administración podría cuestionar la trazabilidad de los minerales cuando los documentos de transporte no coinciden con la operación realizada.
Por ello, es recomendable conservar contratos de transporte, registros de ingreso, constancias de entrega y demás documentación pertinente.
4. Tercer error: no acreditar quién recibió el mineral
Imagina que una empresa recibe una carga de mineral y el encargado del almacén firma un documento de recepción.
Sin embargo, la firma es ilegible y no existe información que permita identificar a la persona.
Durante la fiscalización, SUNAT podría preguntar:
¿Quién recibió realmente los minerales? ¿Era trabajador de la empresa? ¿Tenía autorización para recibirlos?
La empresa tendrá que presentar documentación adicional que permita responder estas preguntas.
¿Es obligatorio colocar un sello de recepción en todas las guías?
No debe confundirse una buena práctica probatoria con un requisito formal universal.
La normativa de guías de remisión no establece, como regla general, que toda guía electrónica deba contener un sello físico de recepción para ser válida.
No obstante, una constancia de recepción puede ser muy útil para acreditar la entrega efectiva de los bienes.
Por ello, es recomendable conservar documentos que permitan identificar al receptor, la fecha de recepción, la cantidad recibida y el establecimiento donde se entregaron los minerales.
5. Cuarto error: diferencias entre la cantidad comprada y la cantidad transportada
En minería, no siempre es sencillo comparar la cantidad de mineral comprada con la cantidad finalmente recibida.
Pueden existir diferencias relacionadas con humedad, pesaje, muestreo o características propias del mineral.
Por ejemplo:
| Documento | Cantidad |
| Factura de compra | 30 toneladas |
| Guía de remisión | 30 toneladas |
| Registro de ingreso a planta | 28,5 toneladas |
| Diferencia | 1,5 toneladas |
¿Significa esto que la operación es falsa? No necesariamente.
Sin embargo, si no existe documentación que explique la diferencia, SUNAT podría cuestionar la cantidad efectivamente adquirida.
Recomendación: conservar tickets de balanza, reportes de humedad, análisis de laboratorio, actas de recepción y documentos de conciliación de pesos.
6. Quinto error: no documentar los cambios de vehículo durante el traslado
Supongamos que un camión que transporta mineral sufre una avería y la empresa necesita trasladar la carga a otra unidad.
Si se modifica el vehículo sin cumplir las reglas documentarias correspondientes, pueden surgir inconsistencias entre la guía original y el traslado realizado.
La normativa de la GRE contempla una guía de remisión electrónica por evento para determinados hechos no imputables al emisor, como transbordos o imposibilidad de llegar al destino previsto.
Esta debe emitirse en la oportunidad establecida por la normativa, antes del reinicio del traslado cuando corresponda.
7. Sexto error: tener solamente la factura y el comprobante de pago
Este es uno de los errores más peligrosos para una empresa comercializadora de minerales.
Pero ¿qué sucede cuando SUNAT solicita acreditar el origen y la entrega efectiva del mineral?
La factura y el medio de pago son elementos probatorios importantes, pero no necesariamente acreditan por sí solos todos los aspectos de la operación.
En particular, pueden ser necesarios documentos que permitan verificar la procedencia del mineral, su traslado y su recepción.
El Informe N.º 020-2024-SUNAT aborda un supuesto específico de deducción del costo computable de minerales adquiridos por titulares de concesiones de beneficio a mineros formales o en vías de formalización con inscripción vigente en el REINFO.
8. Séptimo error: no verificar la procedencia del mineral
Una empresa puede contar con una guía de remisión correctamente emitida y, aun así, enfrentar observaciones relacionadas con el origen del mineral.
Por ejemplo, si adquiere oro a un proveedor inscrito en REINFO, debe revisar la documentación que permita relacionar el mineral con la actividad autorizada y la operación efectivamente realizada.
Esto es especialmente importante para las plantas de beneficio y las comercializadoras que adquieren minerales de distintos proveedores.
Una guía de remisión válida no demuestra, por sí sola, que el mineral tenga procedencia legal.
Por eso, es conveniente revisar la documentación de formalización minera, los documentos comerciales y los registros de trazabilidad correspondientes.
9. Checklist para evitar reparos de SUNAT en minería
Antes de cerrar una operación de compra de minerales, el área contable y logística debería revisar lo siguiente:
- Control documentario de compras mineras
- Factura o comprobante de pago válido
- GRE remitente y, cuando corresponda, GRE transportista
- Puntos de partida y llegada correctamente identificados
- Datos del vehículo, transportista y conductor
- Cantidad y descripción del mineral trasladado
- Tickets de balanza y análisis de laboratorio, cuando correspondan
- Constancia o registro de recepción del mineral
- Documentación del origen del mineral y situación del proveedor
- Medios de pago y conciliación con la operación
- Documentación de cambios de vehículo o incidentes durante el traslado
Este control es orientativo. La documentación exigible puede variar según la modalidad de transporte, el tipo de mineral y la operación realizada.
10. Conclusión
En minería, las guías de remisión cumplen una función que va más allá del traslado de bienes: ayudan a reconstruir la trazabilidad de las operaciones y constituyen evidencia importante durante una fiscalización tributaria.
Los errores en el punto de llegada, la identificación del transportista, la cantidad transportada o la recepción del mineral pueden generar observaciones de SUNAT, especialmente cuando se combinan con otras deficiencias documentarias.
Sin embargo, una inconsistencia formal no equivale necesariamente a una operación inexistente.
La mejor estrategia es conservar documentación coherente que permita acreditar qué mineral se compró, a quién se compró, cómo se trasladó, dónde se recibió y cuál fue su destino.
En definitiva, no basta con registrar correctamente una factura: también debemos poder demostrar que la operación realmente ocurrió.